La facturación, es sin duda, uno de los quehaceres que más de cabeza trae a cualquier empresa. Además, cada vez incorporan más requerimientos para estar de acuerdo a la legalidad. Si quieres que te resulte un poco más sencillo este proceso, continúa leyendo este post.
Inicialmente la facturación, parece ser responsabilidad de los administrativos o los contables, pero hay muchas más partes de una empresa que están incluidas en esta tarea, por lo que te recomendamos que estén en coordinación todas, y que haya comunicación.
Es importante que estés totalmente al día de las diferentes situaciones que se puedan dar respecto a la contabilidad, por lo que debes de estar como te decimos, al día, para poder actuar en concordancia y a tiempo en caso de tener algún problema.
Te recomendamos que, en caso de tener unos ahorros, intentes invertir en un sistema de facturación que te permite almacenar datos de clientes, que te pueda mandar emails a clientes, etc. En resumen, que te quite trabajo. De esta forma, también vas a tener a mano, cualquier tipo de información de los clientes, sus direcciones, etc, para poder enviar y hacer de forma correcta las facturas. Que esto suele ser uno de los problemas que más hace que se retrasen los pagos.
En caso de que te resulte posible, y dispongas de personal, intenta que al menos dos personas se ocupen de manejar el sistema de facturación, desde cómo elaborar el documento como la información que se debe de utilizar del cliente debe de estar bien controlada por los trabajadores que vayan a ocuparse de este campo. Al igual, que es recomendable que estas personas, tengan claro cuando se envíen las facturas para que se hagan los correspondientes pagos y de esta forma no tengan retrasos.
Supervisa que en caso de tener algún tipo de software (aquí tienes algunas claves para comprar programa facturacion) que se ocupe de la facturación, esté siempre actualizado, para que no de problemas ni errores.
En caso de que se dé un servicio nuevo a un cliente, asegúrate de tener bien explicado qué se ha realizado y cómo, para que en caso de que no esté conforme con la factura, puedas justificar ese gasto. Y eso sí, puedes adelantarte y enviar la justificación de determinado importe, para que el cliente tenga claro que no sólo te preocupas de que pague el importe requerido, sino, que te importa que él tenga claro en que van determinados gastos. La transparencia debe de ser algo primordial, y en la facturación, si quieres llegar lejos, con más motivo te debe de mover esto.
Y siempre intenta que haya cierta comunión entre las personas ocupadas de la contabilidad, como con los clientes o contigo mismo como jefe. Si hay fluidez en la comunicación, te ahorrarás malentendidos y tendrás aún mejor ambiente.
Aunque sabemos que puede ser una de las tareas más tediosas de una empresa, es sin duda una de las más importantes, si no es la más. Debes de darle la importancia que tiene, y procurar tener los problemas mínimos y tener controlado todo lo necesario para que clientes y empresa estén en comunión.
